Положение об архивном отделе администрации городского округа город Октябрьский Республики Башкортостан

20 августа 2014

ПОЛОЖЕНИЕ

об архивном отделе администрации

городского округа город Октябрьский Республики Башкортостан

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации городского округа город Октябрьский Республики Башкортостан (далее - отдел) создан для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела в городском округе.

1.2. Отдел является структурным подразделением администрации городского округа город Октябрьский Республики Башкортостан (далее – администрация).

1.3. Отдел пользуется печатью администрации в установленном порядке, имеет печать отдела, штамп со своим наименованием, а также иные штампы, необходимые для осуществления задач и функций, возложенных на отдел.

1.4. Руководство отделом осуществляет начальник отдела.

1.5. Начальник отдела и работники отдела назначаются на должность и освобождаются от должности на основании распоряжения администрации.

1.6. Отдел осуществляет свою деятельность под общим руководством главы администрации, непосредственным руководством и контролем управляющего делами администрации.

1.7. В период отсутствия начальника отдела (отпуск, болезнь, командировка) руководство отделом осуществляет работник отдела, назначаемый распоряжением администрации.

1.8. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Башкортостан, федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации и Республики Башкортостан в области архивного дела, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Управления по делам архивов Республики Башкортостан, постановлениями, распоряжениями администрации, а также настоящим Положением.

2. Основные задачи отдела

2.1. Основными задачами отдела являются:

2.1.1. Организация хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов, архивных фондов, образовавшихся и образующихся в деятельности администрации, Совета городского округа, муниципальных учреждений и организаций;

2.1.2. Организационно-методическое руководство в области архивного дела деятельностью ведомственных архивов муниципальных учреждений и предприятий и организаций-источников комплектования муниципального архива;

2.1.3. Информационное обеспечение органов местного самоуправления городского округа, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию;

2.1.4. Организация мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

3. Основные функции отдела

3.1. Обеспечение хранения:

3.1.1. Архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного
фонда Республики Башкортостан, в т.ч. образовавшихся в деятельности администрации, Совета городского округа с момента их образования, деятельности муниципальных учреждений и организаций;

3.1.2. Архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного
фонда Республики Башкортостан, образовавшихся в процессе деятельности
администрации по реализации отдельных государственных полномочий, переданных в установленном порядке;

3.1.3. Архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц
на различных видах носителей, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Республики Башкортостан;

3.1.4. Документов на различных видах носителей по личному составу
ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории городского округа город Октябрьский Республики Башкортостан;

3.1.5. Печатных аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды
отдела;

3.1.6. Учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела;

3.2. Комплектование отдела архивными документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для истории города;

3.3. Формирование списков организаций-источников комплектования архива в установленном порядке;

3.4. Осуществление отбора и приема документов постоянного (долговременного) хранения в архив;

3.5. Проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе;

3.6. Проведение и протоколирование заседаний Центральной экспертной комиссии администрации городского округа по экспертизе ценности и подготовке к передаче на муниципальное хранение документов архивного фонда;

3.7. Проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов в т.ч. по личному составу в делопроизводстве муниципальных организаций;

3.8. Ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования архива;

3.9. Рассмотрение и согласование положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству муниципальных организаций и организаций-источников комплектования архива;

3.10. Рассмотрение, проверка описей дел организаций-источников комплектования, оформление заключения на описи и представление их на утверждение, и согласование в Управление по делам архивов Республики Башкортостан;

3.11. Рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в отдел в порядке, установленном законодательством;

3.12. Изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

3.13. Оказание организационно-методической помощи организациям -источникам комплектования, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

3.14. Участие в разработке и реализации мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве и повышению квалификации работников архивов и служб делопроизводства;

3.15 Информирование заинтересованных учреждений и предприятий о составе документов архива для использования в экономических, научных, социально-культурных, общественно-политических и краеведческих целях;

3.16. Исполнение запросов юридических и физических лиц, по документам Архива в установленном порядке, выдача им справок тематического, социально-правового характера, предоставление документов или копий;

3.17. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела с учетом потребности использования документов, ведение автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных о составе и содержании документов для обеспечения поиска информации;

3.18. Обеспечение открытого доступа к архивным документам за исключением документов, доступ к которым ограничен на основании действующего законодательства.

4. Права отдела

4.1. В соответствии с возложенными на отдел задачами и для осуществления своих функций отдел имеет право:

4.1.1. Представлять интересы администрации по доверенности в суде, в органах государственной власти, предприятиях, организациях, учреждениях по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

4.1.2. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений администрации, руководителей муниципальных учреждений сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач;

4.1.3. Запрашивать и получать от организаций-источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве;

4.1.4. Принимать участие в работе комиссий, семинаров, проводимых структурными подразделениями администрации по вопросам организации документов в делопроизводстве и работы ведомственных архивов;

4.1.5. Участвовать в работе экспертных комиссий организаций;

4.1.6. Принимать участие в работе ликвидационных комиссий организаций при решении вопросов сохранности документов.

4.1.7. Организовывать и проводить семинары, конференции и совещания по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

5. Ответственность работников отдела

5.1. Степень ответственности начальника отдела и работников отдела за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций, устанавливается должностными инструкциями.

Управляющий делами

администрации А.Е. Пальчинский