Наверх
Размер:
  • A
  • A
  • A
Цвет:
  • C
  • C
  • C
  • C
  • C
Изображения
  • Вкл.
  • Выкл.

РЕГЛАМЕНТ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД ОКТЯБРЬСКИЙ

РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Регламент администрации городского округа город Октябрьский Республики Башкортостан (далее – регламент) определяет порядок организационного, документационного, информационного обеспечения деятельности администрации городского округа город Октябрьский Республики Башкортостан.

1.2. Администрации городского округа город Октябрьский Республики Башкортостан (далее – администрация) осуществляет свои полномочия в соответствии с федеральным законодательством, законами Республики Башкортостан и Уставом городского округа город Октябрьский Республики Башкортостан (далее – Устав городского округа).

1.3. Возглавляет администрацию на принципах единоначалия и руководит деятельностью администрации глава администрации городского округа город Октябрьский Республики Башкортостан (далее - глава администрации).

1.4. В случае отсутствия главы администрации исполнение обязанностей главы администрации возлагается на первого заместителя главы администрации либо заместителя главы администрации.

1.5. Администрация обладает правами юридического лица. Реализация прав и обязанностей администрации как юридического лица осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ

2.1. Основные направления деятельности администрации определяются главой администрации.

Глава администрации организует и обеспечивает руководство деятельностью администрации по решению вопросов местного значения в пределах возложенных на нее полномочий, исполнению отдельных государственных полномочий, переданных в ведение органов местного самоуправления городского округа город Октябрьский Республики Башкортостан федеральными законами и законами Республики Башкортостан, представляет администрацию в отношениях с органами местного самоуправления других муниципальных образований, органами государственной власти, гражданами и организациями, без доверенности действует от имени администрации, заключает договоры (контракты) и соглашения.

2.2. Глава администрации представляет в установленном порядке на утверждение в Совет городского округа структуру администрации, формирует штат администрации, распределяет обязанности между своими заместителями.

2.3. Первый заместитель главы администрации, заместители главы администрации, управляющий делами администрации наделяются исполнительно-распорядительными полномочиями по решению вопросов местного значения и (или) по организации деятельности администрации в пределах их компетенции, определенной положениями о заместителе и управляющем делами.

2.4. В соответствии с распределением обязанностей первый заместитель главы администрации, заместители главы администрации, управляющий делами в случае предоставления им соответствующих полномочий могут подписывать служебные документы в соответствии с положениями о заместителях и управляющем делами, а также подписывать от имени администрации муниципальные контракты, договоры, соглашения и другие документы на основании выданных администрацией доверенностей.

2.5. Руководители структурных подразделений администрации осуществляют свои полномочия на основании положений об этих структурных подразделениях, утвержденных постановлением администрации, должностных инструкций, а также на основании выданных доверенностей.

2.6. Структурные подразделения администрации могут наделяться правами юридического лица решением Совета городского округа. При наделении структурного подразделения правами юридического лица, положение об этом структурном подразделении утверждается Советом.

2.7. Должностные инструкции работников администрации разрабатываются руководителями соответствующих структурных подразделений и утверждаются главой администрации.

2.8. Назначение на должность и освобождение от должности первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, управляющего делами администрации, руководителей и специалистов структурных подразделений администрации, заключение с ними трудовых договоров, осуществление иных функций работодателя производится главой администрации.

В структурных подразделениях администрации, наделенных правами юридического лица, назначение на должность и освобождение от должности работников осуществляется руководителями указанных подразделений.

2.9. При администрации могут создаваться общественные, экспертные, координационные советы, комиссии и иные коллегиальные органы, возглавляемыми главой администрации, заместителями главы администрации, управляющим делами администрации.

2.10. Поступающие в администрацию документы, обращения юридических и физических лиц, подлежат рассмотрению в порядке, установленном действующим законодательством.

2.11. Поступившие на рассмотрение в администрацию документы, а также принятые по ним решения до их подписания и обнародования в установленном законодательством порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

2.12. Администрация в пределах своих полномочий обеспечивает доступ к информации о своей деятельности в соответствии с действующим законодательством, регулирующим вопросы обеспечения доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления. Указанная информация предоставляется в устной и (или) документированной формах, в том числе в виде электронного документа.

Порядок обеспечения доступа к информации, а также перечень информации о деятельности администрации устанавливаются правовыми актами администрации.

3. ПОРЯДОК ПЛАНИРОВАНИЯ И

ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ

3.1. Планирование работы администрации по основным направлениям осуществляется на основе муниципальных программ, которые являются одним из основных средств организационного обеспечения в руководстве социально - экономическим развитием городского округа, управления муниципальной собственностью, проведения социально-экономических реформ, в осуществлении контроля исполнения намеченных мер.

3.2. Деятельность администрации планируется на каждый квартал. В квартальных планах работы администрации отражаются следующие направления с указанием сроков исполнения:

подготовка проектов решений Совета городского округа;

подготовка проектов распорядительных документов администрации, Совета городского округа;

городские мероприятия;

информационно-аналитическая работа;

организационно-хозяйственная работа;

мониторинг выполнения решений государственных органов, контроль за выполнением постановлений администрации;

социологический мониторинг;

основные мероприятия в области предупреждения и ликвидации ЧС, обеспечение пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах;

мероприятия по проверке готовности органов управления, сил и средств гражданской обороны и Октябрьского городского звена БТП РС ЧС к действиям по предназначению;

повышение квалификации.

3.3. Подготовку проектов квартальных планов работы администрации обеспечивает отдел по делопроизводству и работе с обращениями граждан (далее – отдел по делопроизводству) на основании предложений структурных подразделений администрации, согласованных с курирующими заместителями главы администрации, и до 23 числа месяца, предшествующего началу следующего квартала готовит проект распоряжения об утверждении плана работы. Руководители структурных подразделений представляют предложения по планированию соответственно в срок до 20 числа.

3.4. Квартальные планы работы администрации утверждаются распоряжением администрации.

3.5. Принятые планы работы администрации в течение 3-х рабочих дней после утверждения передаются в структурные подразделения администрации по системе электронного документооборота или электронной почте, для руководства и исполнения.

3.6. Отдел по делопроизводству формирует план организационно-массовых мероприятий (мероприятий общегородского значения), проводимых администрацией в предстоящие 10 дней и ежемесячно к 25 числу формирует план работы администрации на следующий месяц.

3.7. Структурные подразделения администрации еженедельно (по вторникам) представляют в отдел по делопроизводству перечень планируемых мероприятий с указанием даты, времени и места их проведения.

3.8. План организационно-массовых мероприятий утверждается управляющим делами администрации.

3.9. Общий контроль за выполнением планов работы администрации о выполнении (неисполнении) планов работы за истекший период осуществляет начальник отдела по делопроизводству.

4. КООРДИНАЦИОННЫЕ И СОВЕЩАТЕЛЬНЫЕ ОРГАНЫ,

РАБОЧИЕ ГРУППЫ, КОМИССИИ

4.1. Создание при администрации координационных совещательных органов, рабочих групп, комиссий, а также организационных комитетов осуществляется по инициативе заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений или по поручению главы администрации.

4.2. Состав координационных совещательных органов, рабочих групп, комиссий и организационных комитетов утверждается постановлением или распоряжением администрации.

4.3. Координационные совещательные органы, рабочие группы, организационные комитеты и комиссии возглавляют глава администрации, заместители главы администрации, управляющий делами администрации.

4.4. Организацию и планирование работы координационных совещательных органов, рабочих групп, комиссий и организационных комитетов обеспечивают их руководители.

4.5. Предложения о включении представителей от органов государственной власти, других муниципальных образований, организаций и предприятий в состав координационных и совещательных органов, рабочих групп, комиссий и организационных комитетов, рассматриваются заместителями главы администрации. От государственных органов включаются их руководители или другие должностные лица по предложению этих органов.

4.6. Обращения общественных объединений об участии представителей администрации в работе создаваемых ими органов (общественных комиссий, советов, рабочих групп и т.п.) рассматриваются заместителем главы администрации, курирующим кадровые вопросы. О результатах рассмотрения обращения общественное объединение информируется главой администрации или его заместителем.

4.1. КОЛЛЕГИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОД ОКТЯБРЬСКИЙ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН

4.1.1. Коллегия администрации городского округа город Октябрьский Республики Башкортостан (далее - коллегия) является постоянно действующим совещательным органом для рассмотрения наиболее важных вопросов социально-экономического развития городского округа, предварительного обсуждения проектов постановлений администрации и осуществления контроля за ходом их исполнения; координации работы подразделений администрации, муниципальных предприятий и учреждений; повышения эффективности взаимодействия администрации с территориальными органами федеральных государственных органов исполнительной власти и органами исполнительной власти Республики Башкортостан.

4.1.2. В состав коллегии входят глава администрации (председатель коллегии), заместители главы администрации, управляющий делами администрации, председатель Комитета по управлению собственностью Министерства земельных и имущественных отношений Республики Башкортостан (по согласованию).

4.1.3. На заседаниях коллегии с правом совещательного голоса могут участвовать руководители подразделений администрации, руководители муниципальных предприятий и учреждений, общественных организаций. Необходимость участия этих лиц в работе коллегии определяется главой администрации в зависимости от характера подлежащих обсуждению вопросов и степени отношения отдельных лиц к подготовке вопроса к рассмотрению на заседании коллегии.

4.1.4. На заседания коллегии могут приглашаться по согласованию представители прокуратуры, территориальных органов федеральных и республиканских органов государственной власти, председатель Совета городского округа, депутаты Совета городского округа, другие заинтересованные лица, а также представители средств массовой информации.

4.1.5. Организационно-правовой формой деятельности Коллегии являются заседания, обеспечивающие коллективное, свободное обсуждение важнейших вопросов местного значения, проектов решений по предмету ведения органов местного самоуправления.

4.1.6. Организационное обеспечение деятельности коллегии осуществляет управляющий делами администрации.

4.1.7. Положение о коллегии и ее состав утверждаются постановлением администрации.

5. СОВЕЩАНИЯ

5.1. В целях выработки согласованных решений, координации деятельности структурных подразделений в администрации проводятся совещания. Вид намеченного совещания и состав его участников определяет глава администрации, его заместители.

5.2. Глава администрации каждый понедельник проводит оперативное рабочее совещание, на котором присутствуют заместители главы администрации, управляющий делами администрации, руководители структурных подразделений администрации, коммунальных служб города, государственных и муниципальных учреждений и предприятий, представители государственных органов на котором заслушиваются отчеты о проделанной работе, рассматривается ход выполнения заданий и отдельных поручений, программ и планов, принимаются решения по оперативным вопросам, а также иным мероприятиям на текущий период.

В случае отсутствия главы администрации оперативное совещание проводится первым заместителем главы администрации или заместителем главы администрации по поручению главы администрации.

5.3. Принятые на оперативном совещании решения отражаются в протоколе оперативного совещания, который ведется и подписывается начальником отдела по делопроизводству. На основании протокола оперативного совещания начальник отдела по делопроизводству готовит перечень поручений, который согласовывается управляющим делами администрации и утверждается главой администрации или заместителем главы администрации, которым проводилось оперативное совещание. Учет и хранение протоколов оперативного совещания и перечней поручений осуществляется отделом по делопроизводству.

Исполнение поручений по итогам оперативного совещания осуществляется ответственными исполнителями в соответствии с разделом 7 настоящего Регламента.

5.3.1. При проведении совещаний, глава администрации может дать письменные поручения участникам совещания, которые оформляются согласно приложению №1 к настоящему Регламенту. Учет и контроль за исполнением указанных поручений осуществляется управляющим делами администрации.

5.4. Заместители главы администрации по понедельникам проводят рабочие совещания по текущим вопросам с руководителями курируемых ими структурных подразделений, муниципальных учреждений, предприятий и организаций городского округа.

5.5. Первый заместитель главы администрации, заместители главы администрации проводят совещания с руководителями структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий, учреждений и организаций городского округа в соответствии с их компетенцией, распределением обязанностей и планами работы.

5.6. Предоставление зала заседаний администрации для проведения совещаний согласовывается с управляющим делами за 3 дня до планируемого срока. Подготовка и проведение совещаний, проводимых руководителями подразделений администрации, обеспечиваются ими самостоятельно.

5.7. Подготовка вопросов, выносимых на совещание, осуществляется соответствующими структурными подразделениями администрации, муниципальными учреждениями.

5.8. Первый заместитель главы администрации, заместители главы администрации самостоятельно осуществляют контроль за исполнением поручений и решений, принятых на проводимых ими совещаниях.

6. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРИНЯТИЯ ПРАВОВЫХ АКТОВ

6.1. Правовые акты издаются администрацией в виде постановлений и распоряжений.

6.2. Постановления администрации издаются по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления городского округа федеральными законами и законами Республики Башкортостан.

Распоряжения администрации издаются по вопросам организации работы администрации.

6.3. Проекты постановлений и распоряжений администрации готовятся:

в соответствии с планом работы администрации;

во исполнение указов, постановлений, распоряжений государственных органов с целью их реализации на территории городского округа;

по указанию главы администрации, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, управляющего делами администрации;

по предложению структурных подразделений администрации, муниципальных учреждений, предприятий, организаций.

Подготовка правовых актов осуществляется структурными подразделениями администрации, подведомственными предприятиями и учреждениями и государственными органами в соответствии с заключенными соглашениями (далее - исполнители).

6.4. Постановления и распоряжения администрации подписывает глава администрации, а в период его временного отсутствия первый заместитель главы администрации.

При отсутствии первого заместителя указанные функции может осуществлять другой заместитель в соответствии с распоряжением администрации.

6.4.1. Первый заместитель главы администрации, осуществляя полномочия главы администрации вправе принимать к рассмотрению все вопросы, отнесенные Уставом городского округа к компетенции главы администрации, за исключением следующих:

внесение в Совет городского округа проектов решений, предполагающих изменение Устава городского округа;

внесение изменений в структуру администрации;

назначение на должность заместителя главы администрации, управляющего делами администрации, руководителя структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий и учреждений;

учреждение и ликвидация муниципальных унитарных предприятий, бюджетных учреждений назначение и освобождение от должности их руководителей.

6.5. При подготовке постановлений (распоряжений) рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером №12 (для оформления табличных материалов), №14 (для оформления текстовых материалов).

6.6. Проекты постановлений и распоряжений должны отвечать следующим требованиям:

соответствовать действующему законодательству;

содержать поручения, не выходящие за пределы полномочий администрации;

иметь точность формулировок, исключающих возможность многозначного толкования поручений;

соответствовать правилам орфографии, грамматики и стилистики;

исключать избыточность нормативного правового регулирования, в том числе необоснованное дублирование норм федерального законодательства, законодательства Республики Башкортостан, муниципальных правовых актов администрации и Совета городского округа;

соответствовать антикоррупционным стандартам;

быть унифицированным, единообразным по форме, способам изложения правовых предписаний, методов правового регулирования.

учитывать реальные финансовые и материально-технические возможности для выполнения поставленных проблем и задач.

6.7. Постановления (распоряжения) администрации должны иметь краткое название (заголовок, отвечающий на вопрос «О чём?») и текст, состоящий, из двух частей: констатирующей и постановляющей (распорядительной).

6.8. Констатирующая часть (преамбула) правового акта администрации содержит обоснование принятия документа. Она должна быть лаконичной и содержательной. В преамбуле указываются ссылки на законы или иные нормативные правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный документ, с указанием наименования нормативного правового акта, его даты и номера.

6.9. Преамбула постановления завершается словом: «ПОСТАНОВЛЯЮ:» (прописные буквы, 16 шрифт «Ж») по центру текстового поля, отдельной строкой, отделяется от констатирующей (преамбулы) и постановляющей двумя межстрочными интервалами. Текст пунктов постановляющей части издаётся в повелительной форме («Обязать», «Поручить» и т.д.).

6.10. Постановляющая часть постановления (распоряжения) администрации должна содержать четкие корректно сформулированные задачи, конкретные меры и поручения по их исполнению, сроки исполнения, ответственных должностных лиц.

6.11. Ответственными лицами за исполнение поручений назначаются должностные лица администрации, руководители структурных подразделений администрации или руководители муниципальных предприятий и учреждений и государственных органов в соответствии с заключенным соглашением.

В случаях когда в исполнении поручения принимают участие органы или организации, не подведомственные администрации применяется рекомендательная форма («предложить», «рекомендовать» «по согласованию» и т.п.).

6.12. Контроль за исполнением правовых актов администрации осуществляют заместители главы администрации, управляющий делами администрации, руководитель государственного органа в соответствии с заключенным соглашением, главный бухгалтер в случае принятия правовых актов по организации и ведению бухгалтерского учета.

По решению главы администрации или в случае особой важности поставленных в правовом акте задач глава администрации вправе оставить за собой контроль за исполнением данного правового акта.

6.13. В тексте проектов постановлений и распоряжений администрации употребляются только общепринятые сокращения.

6.14. Если в проекте правового акта многократно упоминается тот или иной объект (круг объектов) либо то или другое понятие, то при первом упоминании такого объекта (круга объектов) или понятии оно приводится полностью, а в скобках даётся сокращённое наименование по форме: (далее - ...). В дальнейшем в тексте акта употребляется только сокращённое наименование. При этом введённое сокращение не носит нормативного характера и употребляется лишь в рамках конкретного текста. В тексте правового акта не могут употребляться сокращения наименований государственных органов власти, органов местного самоуправления и структурных подразделений администрации.

6.15. Наименование упоминаемых в правовом акте органов и организаций приводится в полном соответствии с их официальными названиями, предусмотренными законами, уставами и положениями.

6.16. К правовым актам администрации могут прилагаться перечни, положения, порядки, уставы, инструкции, таблицы, графики, сметы, карты, схемы и прочие материалы, необходимые для надлежащего применения и исполнения документа.

6.17. Приложения к проектам правовых актов готовятся структурным подразделением, представляющим данный проект, и подписываются управляющим делами администрации. В случае если к постановлению или распоряжению администрации прилагается смета расходов на проведение мероприятий, наряду с управляющим делами данное приложение подписывается руководителем структурного подразделения администрации являющегося инициатором принятия правового акта.

6.18. Правовые акты администрации вступают в силу со дня их издания, если иное не определено в самих правовых актах. Нормативные правовые акты администрации, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу после их официального опубликования (обнародования).

6.19. В случае необходимости признании утратившим силу ранее принятых документов, отмене, их изменения или дополнения указываются дата, номер и полное наименование документа, подлежащего признанию утратившим силу, отмене, изменению или дополнению, а также прикладываются копии указанных документов.

6.20. Ответственность за содержание и качество проектов постановлений и распоряжений администрации, определение круга лиц, визирующих их, несут исполнители, подготовившие проект правового акта.

6.21. Согласование проекта документа должностными лицами производится путем визирования либо проставления электронной подписи в системе электронного документооборота. Визирование на бумажном носителе состоит в проставлении подписи в листе согласования, который оформляется по форме согласно приложению №2 к настоящему Регламенту. Визирование проекта документа электронной подписью осуществляется в порядке, установленном разделом 10 настоящего Регламента.

6.22. Согласование в обязательном порядке проводят заместители главы администрации, курирующие вопрос, поднятый в документе, руководители государственных органов, предприятий и учреждений (в случае если правовым актом затрагиваются их права и обязанности), начальник юридического отдела, управляющий делами администрации.

6.23. Полноту визирования и правильность оформления документа определяет управляющий делами администрации, который визирует проект документа последним.

6.24. Срок рассмотрения проекта визирующими должностными лицами не должен превышать двух рабочих дней со дня поступления проекта должностному лицу.

6.25. Постановления администрации, являющиеся нормативными правовыми актами администрации, подлежат направлению в уполномоченный орган Республики Башкортостан для включения в республиканский регистр муниципальных нормативных правовых актов.

6.26. Проекты нормативных правовых актов направляются в юридический отдел с приложением всех правовых актов и документов, в соответствии с которыми или во исполнение которых, они подготовлены, в противном случае юридическая экспертиза не проводится, а проекты возвращаются исполнителю.

6.27. Юридическая экспертиза проектов нормативных правовых актов проводится юридическим отделом администрации в срок до семи рабочих дней со дня поступления соответствующего проекта в юридический отдел.

6.28. Нормативность муниципальных актов определяется юридическим отделом администрации при общей правовой (юридической) экспертизе проекта постановления, в порядке согласования проектов, путём проставления отметки в соответствующей графе листа согласования проекта муниципального правового акта.

6.29. При правовой (юридической) экспертизе проекта нормативного правового акта проводится антикоррупционная экспертиза проекта.

6.30. Если по результатам юридической экспертизы нормативного муниципального акта выявлены положения, противоречащие федеральному законодательству, законодательству Республики Башкортостан, уставу городского округа, муниципальным правовым актам, начальник юридического отдела администрации в графе листа согласования проекта «краткое содержание замечаний» указывает замечания, а при необходимости составляет заключение по результатам юридической экспертизы проекта и возвращает проект на доработку исполнителю.

6.31. До подписания проекта нормативного правого акта главой администрации (уполномоченным лицом), данный проект предоставляется исполнителем в электронном виде в отдел по делопроизводству для дальнейшего направления в органы прокуратуры в целях проверки на соответствие действующему законодательству и проведения антикоррупционной экспертизы.»;

6.32. Исполнитель предоставляет проект нормативного правового акта в информационно-аналитический отдел администрации для размещения на официальном сайте администрации в сети Интернет

6.33. Наличие отметки юридического отдела, указанной в п. 6.28 настоящего раздела, является основанием для подготовки и направления соответствующего муниципального акта в уполномоченный орган.

6.34. Подготовку и направление муниципальных нормативных правовых актов администрации в уполномоченный орган для включения в республиканский регистр муниципальных нормативных правовых актов осуществляет отдел по делопроизводству в порядке, установленном постановлением администрации.

6.35. Если в процессе доработки в проекты правовых актов вносятся существенные изменения, в том числе по замечаниям органов прокуратуры, они подлежат повторному согласованию с лицами, визировавшими проект и органами прокуратуры. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения, не меняющие его существа.

6.36. При наличии разногласий между исполнителем и должностными лицами, согласующими проект, они устраняются в ходе доработки проекта правового акта. В случае, если разногласия не устранены, они разрешаются должностным лицом, подписывающим правовой акт.

6.37. Представление проектов постановлений и распоряжений администрации на согласование без использования системы электронного документооборота и их дальнейшее перемещение между лицами, визирующими проект, осуществляется отделом по делопроизводству, а при необходимости сотрудником структурного подразделения, являющегося разработчиком проекта.

6.38. Проект постановления (распоряжения), включая все приложения, передается в отдел по делопроизводству в количестве 3 экземпляров.

6.39. Направление проектов правовых актов на подпись главе администрации осуществляется отделом по делопроизводству.

6.40. Представленные на подпись главе администрации проекты правовых актов признаются неподготовленными в случаях:

низкого качества проекта (небрежно оформленного, содержащего орфографические, стилистические ошибки);

отсутствия необходимых и обязательных согласований должностных лиц;

отсутствия фамилии и рабочего телефона исполнителя проекта.

Подписанные главой администрации правовые акты возвращаются в отдел по делопроизводству для регистрации и рассылки.

Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется отдельно для постановлений и распоряжений администрации.

Один экземпляр правого акта остается в отделе по делопроизводству для постоянного хранения, второй экземпляр направляется исполнителю, третий экземпляр - заявителю (гражданину, организации).

6.41. Отдел по делопроизводству обеспечивает выпуск, тиражирование и отправку копий правовых актов администрации заинтересованным организациям, гражданам и исполнителям согласно перечню, представленному исполнителем, подготовившим проект, не позднее, чем в трехдневный срок после подписания, а срочные - незамедлительно.

6.42. Каждый экземпляр рассылаемых правовых актов заверяется печатью администрации.

6.43. Ответственными лицами за опубликование правовых актов в случаях предусмотренных законом являются исполнители структурных подразделений, подготовивших соответствующий акт.

6.44. Постановления, распоряжения администрации, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются учреждениям и организациям, гражданам, которым ранее рассылались принятые документы.

6.45. Подлинные экземпляры правовых актов администрации и первичные документы к ним с визами согласовывавших документ лиц в течение трех лет хранятся в отделе по делопроизводству, затем передаются в архивный отдел администрации.

6.46. Постановления, распоряжения с грифом секретности или ограниченного доступа (ДСП) оформляются отделом по мобилизационной подготовке администрации. Работа с документами администрации, имеющими гриф секретности, ведётся в строгом соответствии с инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

7. ПОРЯДОК ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ В АДМИНИСТРАЦИИ

7.1. Исполнение поручений, содержащихся в постановлениях, распоряжениях администрации, поручений главы администрации (далее - поручения) организуется заместителями главы администрации, управляющим делами администрации, руководителями структурных подразделений администрации, которым адресованы поручения.

Заместители главы администрации, управляющий делами администрации руководители структурных подразделений администрации несут персональную ответственность за состояние исполнительской дисциплины по исполнению поручений в установленные сроки.

7.2.Поручения, данные главой администрации по итогам оперативного совещания, доводятся до ответственных исполнителей отделом по делопроизводству в течение одного рабочего дня после утверждения главой администрации, а срочные поручения – незамедлительно.

7.3. По результатам выполнения поручения главы администрации исполнитель предоставляет управляющему делами администрации информацию о выполнении поручения или о причинах невыполнения и принятых мерах.

7.4. Если срок исполнения поручения установлен "постоянно", то отчет о ходе его исполнения представляется ежеквартально до 5 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

7.5. Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку "срочно", предусматривают 3-дневный срок исполнения, пометку "оперативно" - 10-дневный срок исполнения.

7.6. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если такого числа нет в следующем месяце, то до первого числа, следующего за ним месяца), считая от даты подписания поручения (решения). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в следующий за ним рабочий день.

7.7. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях.

7.8. Заместитель главы администрации, указанный в поручении первым является главным исполнителем поручения. Он организует работу по выполнению поручения и несет персональную ответственность за его исполнение.

7.9. Соисполнители отвечают за качество и своевременность представления своих предложений главному исполнителю и несут ответственность за несвоевременное предоставление указанных предложений.

7.10. Если установленный срок исполнения поручения составляет менее 3 дней, то главный исполнитель незамедлительно организует работу по исполнению поручения. В этом случае главный исполнитель может провести согласование подготавливаемого документа с соисполнителями с помощью системы электронного документооборота, либо электронной почты во внутренней сети администрации.

7.11. В случае если поручением является подготовка правого акта, исполнители готовят проект правого акта и после согласования с главным исполнителем представляет на подпись главе администрации. В случае возвращения представленных материалов на доработку в связи с их неудовлетворительным качеством исполнитель обязан устранить недостатки в течение одного дня, если в поручении о возврате не установлен иной срок, и представить их повторно на подпись.

7.12. Отдел по делопроизводству осуществляет учет контролируемых документов, обеспечивает сбор информации от исполнителей, ежемесячно представляет управляющему делами статистические данные об исполнении поручений, координирует порядок снятия поручений с контроля, вносит предложения по совершенствованию данной работы;

еженедельно готовит справки-напоминания, содержащие информацию о поручениях (в том числе по обращениям граждан), сроки исполнения по которым истекли либо наступят в предстоящую неделю, и направляет их заместителям главы администрации, управляющему делами администрации, руководителям структурных подразделений администрации.

7.13. Контроль за исполнением поручений главы администрации обеспечивается управляющим делами администрации.

8. ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТОВ РЕШЕНИЙ

СОВЕТА ГОРОДСКОГО ОКРУГА, ВНОСИМЫХ НА РАССМОТРЕНИЕ ГЛАВОЙ АДМИНИСТРАЦИИ

8.1. Проекты решений Совета городского округа вносятся на рассмотрение Совета городского округа по инициативе главы администрации по предложениям заместителей главы администрации, структурных подразделений администрации, организаций, учреждений, предприятий.

8.2. В период временного отсутствия главы администрации внесение проектов муниципальных правовых актов в Совет городского округа осуществляет его первый заместитель с учетом ограничений, установленных пунктом 6.4.1. настоящего Регламента.

8.3. Требования к оформлению проектов муниципальных правовых актов Совета городского округа, порядок их внесения, согласования и прохождения устанавливаются решением Совета городского округа.

9. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

9.1. Движение документов в администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

9.2. В администрации используется система электронного документооборота, в которой определены маршруты движения документов и последовательность операций, производимых с документами.

9.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, определение номенклатуры дел администрации возлагается на начальника отдела по делопроизводству администрации.

9.4. Ответственность за сохранность документов, находящихся на исполнении, и принятие по ним мер возлагается на заместителей главы администрации, управляющего делами администрации, а также на руководителей структурных подразделений администрации.

9.5. Порядок прохождения документов регламентируется настоящим Регламентом, инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников администрации.

9.6. Контроль за прохождением документов осуществляет отдел по делопроизводству администрации.

9.7. Учет количества документов за год (при необходимости в квартал, месяц) проводится работниками отдела по делопроизводству и представляется управляющему делами.

9.8. Служебная корреспонденция, поступающая в администрацию, а также обращения граждан принимаются, учитываются и регистрируются отделом по делопроизводству.

Прием обращений граждан и юридических лиц, поступающих в администрацию нарочно, может осуществляться через контейнер, установленный в фойе здания администрации.

9.9. Перечень нерегистрируемых документов, поступивших в администрацию:

1) копии документов организаций и учреждений;

2) пакеты с пометкой «Лично»;

3) ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры;

4) пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы и открытки;

5) дайджест прессы (информационный экспресс-бюллетень), обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические изданий, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно- технической информацией, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды и т д;

6) аналитические обзоры, иные материалы, представляемые для сведения;

7) документы на иностранных языках без перевода;

8) документы без подписей.

9.10. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресата и оформления, целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Конверты, куда были вложены документы, не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки документов.

9.11. Документы подлежат обязательной регистрации в течение одного рабочего дня с момента поступления. На первом листе документа в правом нижнем углу проставляется штамп, где указывается дата поступления документа и его регистрационный номер.

9.12. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение главе администрации, его заместителям, управляющему делами с учетом распределения должностных обязанностей между ними.

9.13. Передача зарегистрированных документов из одного подразделения в другое производится с согласия лица (письменного или устного), поручившего рассмотреть документ, при отсутствии поручения - по договоренности между руководителями подразделений.

9.14. При работе с документами, поступающими в управления, отделы и подразделения и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки и пометки.

9.15. При увольнении и уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, работник администрации с разрешения своего непосредственного руководителя передает другому работнику находящиеся у него на исполнении документы.

9.16. Поступающие документы от руководителей согласно резолюциям передаются работникам на исполнение. Все отметки о прохождении и исполнении документа вносятся работниками отдела по делопроизводству в компьютерную базу данных.

9.17. Срок исполнения документа устанавливается с учётом срока, указанного организацией, направившей документ, и сроков, установленных законодательством, и исчисляется в календарных днях со дня регистрации документа.

9.18. Если срок исполнения документа не указан в поручении, то это означает, что его исполнение предусмотрено в течение 30 календарных дней. В случае если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению на следующий за ним рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

9.19. Исходящие документы после их подписания главой администрации или его заместителями передаются в отдел по делопроизводству для регистрации и отправки. Регистрация исходящей документации осуществляется в день подписания документа или на следующий день после его подписания, если документ поступил в отдел по делопроизводству после 17-00 часов.

9.20. Отдел по делопроизводству осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

9.21. Корреспонденция для отправки сдаётся в отдел по делопроизводству до 15-00 часов. Отправка корреспонденции, поступившей после 15 часов, осуществляется на следующий рабочий день. Срочные документы сдаются для отправки в любое время рабочего дня.

9.22. Служебные документы, письма, направляемые в адрес федеральных или региональных органов власти, подписываются главой администрации.

9.22.1. Письма, обращения, иная исходящая корреспонденция может быть подписана заместителями главы администрации, управляющим делами администрации в случае, предусмотренном пунктом 12.15.1 настоящего Регламента, либо по согласованию с главой администрации.

9.23. Копирование документов, заверение копий правовых актов и выписок из правовых актов администрации, отметка командировочных удостоверений лиц, прибывших в служебные командировки производится отделом по делопроизводству.

9.24. Заполнение трудовых книжек, оформление трудовых договоров, подготовка справок с места работы, заверение копий документов, связанных с трудовой деятельностью, регистрация заявлений о приеме на работу (переводе, увольнении), предоставлении отпуска, материальной помощи, смене фамилии, а также иных заявлений связанных с трудовыми правоотношениями, учет и хранение указанных заявлений, осуществляется подразделением администрации по работе с кадрами.

9.25. Заверение копий архивных документов и выписок из них осуществляется в архивном отделе администрации.

9.26. Архивный отдел администрации принимает на хранение документы структурных подразделений в соответствии с номенклатурой дел (по личному составу и постоянного хранения). Документы временного хранения находятся в структурных подразделениях до истечения сроков хранения.

9.27. Совместно с экспертной комиссией архивный отдел администрации ежегодно организует и проводит экспертизу ценности документов.

9.28. Архивный отдел администрации принимает на хранение документы, оформленные в установленном порядке, в определенные годовым графиком сроки по утвержденной номенклатуре дел.

9.29. Документы, хранящиеся в архивном отделе администрации, выдаются во временное пользование руководителям структурных подразделений с разрешения управляющего делами администрации.

9.30. Порядок учета, хранения и движения документов, принятых архивным отделом администрации, обеспечивается в соответствии с "Основными правилами работы архивов организаций", одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

9.31. Ведение секретного делопроизводства возлагается на отдел по мобилизационной подготовке администрации.

9.1. ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КЛИШЕ С ФАКСИМИЛЬНЫМ ИЗОБРАЖЕНИЕМ ПОДПИСИ

9.1.1. При осуществлении документооборота в администрации допускается использование клеше с факсимильным изображением подписи главы администрации и первого заместителя главы администрации (далее – факсимиле).

9.1.2. Применение факсимиле осуществляется в случаях:

1) подписания срочных исходящих писем в случае отсутствия главы администрации или первого заместителя главы администрации;

2) подписания свидетельств, удостоверений, дипломов, грамот, поздравительных открыток, пригласительных, приветственных адресов, телеграмм.

9.1.3. Применение факсимиле осуществляется после устного согласования с главой администрации или первым заместителем главы администрации либо по их непосредственному поручению.

9.1.4. Запрещается применять факсимиле при подписании постановлений и распоряжений администрации, доверенностей, сметной документации, муниципальных контрактов, договоров, соглашений, листов согласований, платежных документов, актов о приемке товаров, работ, услуг, накладных, счетов, счетов-фактур и других документов, имеющих финансовые последствия.

9.1.5. Применение и хранение факсимиле осуществляется управляющим делами администрации, либо лицом, исполняющим его обязанности на основании распоряжения администрации.

10. ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

10.1. В администрации используется смешанный документооборот. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документа (далее – СЭД) Администрации. Работа в СЭД внутри администрации осуществляется в соответствии с проектными решениями, разработанными при адаптации системы.

10.2. В администрации создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭД.

10.3. В администрации в СЭД используются следующие виды документов:

входящая документация;

служебные записки;

постановления администрации;

распоряжения администрации;

исходящая документация.

10.4. Для подписания электронных документов в администрации используется электронная подпись.

10.5. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы хранятся на сервере, в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. После истечения срока хранения электронные документы подлежат уничтожению на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого управляющим делами администрации.

10.6.Организация работы с входящей документацией:

10.6.1. Входящая документация, проходящая через СЭД может поступить:

по официальной электронной почте администрации;

по почте на бумажном носителе.

10.6.2. Прием, первичная обработка и регистрация входящей документации производится в отделе по делопроизводству.

10.6.3. Документ, полученный через официальный почтовый ящик администрации, вносится в СЭД с использованием Microsoft Outlook. Документ, полученный на бумажном носителе, включается в СЭД путем сканирования и создания электронного образа документа.

10.6.4. На каждый документ, внесенный в СЭД, заводится регистрационная контрольная карточка (далее - РКК), после чего документ направляется на рассмотрение главе администрации. В соответствии с резолюцией главы администрации электронный образ документа автоматически направляется на исполнение всем указанным в РКК должностным лицам.

10.6.5. Исполнитель рассматривает полученные документы в течение одного рабочего дня. В случае если в письме, полученном через СЭД, запрашивается какая-либо информация - ответ готовится и согласовывается в электронном виде.

10.6.6. Готовый ответ на письмо распечатывается на бланке администрации и вместе с листом согласования направляется на подпись главе администрации.

10.7. Организация работы со служебными записками:

10.7.1. Все служебные записки направляются через СЭД. Согласующие (при необходимости) согласовывают служебную записку ЭП, регистрация проставляется автоматически.

10.8. Подготовка и согласование распоряжений и постановлений администрации:

10.8.1. Все постановления и распоряжения администрации создаются, согласовываются и регистрируются в СЭД.

Постановления администрации, являющиеся нормативными правовыми актами администрации и распоряжения администрации по личному составу, согласовываются путем визирования на бумажном носителе.

10.8.2. Инициатор создает документ и отправляет его на согласование через СЭД согласно типовому маршруту.

Должностные лица, указанные в справочнике, согласовывают документ ЭП. Лист согласования к распоряжению или постановлению в электронной форме, подписанный электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью согласующих лиц.

10.8.3. После прохождения внутреннего согласования документа инициатор получает задание на печать документа (вместе с листом согласования) и передачу его на подписание.

Постановления и распоряжения администрации подписываются главой администрации (уполномоченным лицом) собственноручной подписью на бумажном носителе.

10.8.4. Регистрация документа при наличии подписи главы администрации производится в отделе по делопроизводству через СЭД.

10.8.5. Все зарегистрированные постановления и распоряжения администрации сканируются в отделе по делопроизводству и вносятся в систему. Оригиналы документов подлежат сдаче в архивный отдел администрации согласно утвержденной номенклатуре дел.

10.9. Организация работы с исходящей документацией:

10.9.1. Все ответы на входящую документацию, зарегистрированную в СЭД, подлежат регистрации и направлении в дело через СЭД.

10.9.2. Исполнитель готовит ответ в электронном виде, согласовывает с курирующим заместителем, распечатывает письмо вместе с листом согласования и предоставляет на подпись главе администрации (либо заместителю) через отдел по делопроизводству.

10.9.3. Регистрация, сканирование и направление документов в дело производится в отделе по делопроизводству в системе СЭД.

10.10. Лица, ответственные за надлежащую и бесперебойную работу оборудования, аппаратных средств СЭД, назначаются распоряжением администрации.

10.11. Организация работы в СЭД, контроль за прохождением документов, сроков исполнения документов, соблюдением правил работы в СЭД возлагается на отдел по делопроизводству.

11. ПОРЯДОК РАБОТЫ

С ДОГОВОРАМИ (СОГЛАШЕНИЯМИ, КОНТРАКТАМИ)

11.1. Договоры (соглашения, контракты) заключаются администрацией от имени муниципального образования в лице главы администрации либо уполномоченного им должностного лица администрации на основании доверенности.

11.2. Проект договора (контракта) готовится контрагентом во взаимодействии со структурным подразделением администрации, муниципальным учреждением, предприятием, заинтересованным в заключении соответствующего договора (контракта) (далее – инициаторы).

11.3. В случае если инициатором заключения договора (соглашения) является государственный орган, проект данного соглашения оформляется в соответствии с формой, предложенной соответствующим государственным органом.

11.4. Договоры (соглашения, контракты) должны содержать обязательные элементы, предусмотренные нормами гражданского законодательства. Муниципальные контракты, заключаемые на закупку товаров, работ, услуг независимо от способа определения поставщика, подрядчика, исполнителя должны соответствовать действующему законодательству о закупках.

11.5. Договор (соглашение, контракт) составляется для каждой из сторон, если иное количество экземпляров не предусмотрено самим договором (соглашением, контрактом).

11.6. Проект договора (соглашения, контракта) в обязательном порядке визируется инициаторами заключения договора (соглашения, контракта).

11.7. Проект договора (соглашения, контракта) подписанный инициатором и контрагентом подлежит визированию:

курирующим заместителем главы администрации;

руководителем структурного подразделения администрации, заинтересованного в заключении договора (соглашения, контракта);

главным бухгалтером администрации - все контракты, а также договора (соглашения) в случае если в них затрагиваются финансовые вопросы;

начальником юридического отдела администрации;

управляющим делами администрации.

11.8. Соглашения (договоры) о предоставлении субсидий (субвенций) бюджету городского округа город Октябрьский Республики Башкортостан, муниципальным учреждениям и предприятиям из бюджета городского округа город Октябрьский Республики Башкортостан визируются также заместителем главы администрации по финансовым вопросам.

11.9. Прохождение договора (соглашения, контракта) по согласующим лицам обеспечивается отделом по делопроизводству в хронологическом порядке, установленном пунктом 11.7. настоящего Регламента.

11.10. Рассмотрение договора (соглашения, контракта) каждым из согласующих лиц не может превышать одного рабочего дня со дня его поступления для согласования.

11.11. Визы согласующих лиц проставляются в листе согласования по форме согласно приложению №3 к настоящему Регламенту.

11.12. В случае наличия у согласующих лиц разногласий, договор (соглашение, контракт) возвращается на доработку через инициатора для урегулирования разногласий.

11.13. Муниципальные контракты, заключаемые по результатам проведения процедур конкурентными способами определения поставщика, подрядчика, исполнителя визируются заместителем главы администрации по направлению деятельности, ответственным работником контрактной службы администрации, главным бухгалтером администрации, управляющим делами администрации.

11.14. Проект договора (соглашения, контракта) с приложением листа согласования предоставляется на подпись главе администрации отделом по делопроизводству. Подпись главы администрации на договоре (соглашении, контракте) заверяется печатью администрации.

11.15. Подписанный главой администрации и заверенный печатью договор (соглашение, контракт) предоставляется отделом по делопроизводству в бухгалтерию администрации.

11.16. Регистрацию, ведение журнала регистрации и хранение заключенных возмездных договоров, контрактов и соглашений обеспечивает главный бухгалтер администрации.

11.17. Регистрацию, ведение журнала регистрации и хранение договоров и соглашений, не содержащих денежных обязательств сторон, обеспечивает управляющий делами администрации.

12. РАБОТА С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

12.1. Работа с обращениями граждан в администрации ведется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Республики Башкортостан от 12.12.2006 №391-з "Об обращениях граждан в Республике Башкортостан", порядком рассмотрения обращений граждан в администрации, утвержденным постановлением администрации.

12.2. Обеспечение централизованного учета и организация своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан в администрации осуществляется отделом по делопроизводству и работе с обращениями граждан.

12.3. Письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в течение одного дня со дня их поступления в администрацию. Штамп с указанием номера документа и даты его регистрации ставится на лицевой стороне первого листа обращения на свободном от текста месте. По желанию заявителя при наличии второго экземпляра на нём ставится отметка о принятии заявления с указанием даты принятия, Ф.И.О. специалиста.

12.4. К каждому обращению отдел по делопроизводству оформляет контрольную карточку с указанием номера входящего документа, даты, данных о заявителе, краткого содержания поступившего обращения, текста резолюции, должностных лиц ответственных за подготовку ответа, планового срока исполнения.

12.5. Указание должностных лиц, ответственных за подготовку ответа, текста соответствующей резолюции в контрольной карточке осуществляется отделом по делопроизводству в соответствии с полномочиями должностных лиц в администрации, а также с учетом заключенных соглашений (договоров), предусматривающих исполнение полномочий администрации иными органами и организациями (учреждениями).

В контрольной карточке указывается заместитель главы администрации, курирующий вопрос, содержащийся в обращении, управляющий делами администрации, либо руководитель органа или организации (учреждения) в полномочия которого входит решение вопроса в соответствии с заключенным соглашением (договором) или уставом организации.

Нарушение установленного порядка заполнения контрольной карточки не допускается. Ответственность за не надлежащее заполнение контрольной карточки несет начальник отдела по делопроизводству администрации.

Заместители главы администрации, управляющий делами администрации после получения контрольной карточки обеспечивают её рассмотрение и в течение одного рабочего после получения направляют её исполнителям с соответствующей резолюцией для исполнения.

12.6. Зарегистрированные обращения передаются на рассмотрение главе администрации, его заместителям, управляющему делами (в соответствии с распределением обязанностей).

12.7. Обращения, поступившие от государственных органов, вне зависимости от их содержания, регистрируются и передаются на рассмотрение главе администрации.

12.8. Обращения, поступившие по электронной почте (по «виртуальной приемной»), подлежат рассмотрению в порядке, предусмотренном для письменных обращений.

12.9. Все обращения, поступившие в администрацию и принятые к регистрации, подлежат обязательному рассмотрению. Факты изложенные в обращении подлежат проверке.

12.10. В случае, если вопросы, заданные в обращении не входят в компетенцию структурного подразделения, руководитель структурного подразделения готовит сопроводительное письмо в соответствующий орган (организацию) за подписью курирующего заместителя главы администрации (управляющего делами) о перенаправлении обращения для рассмотрения. Срок направления обращения и уведомления заявителя о перенаправлении обращения в соответствующий орган - 7 дней.

Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и Главе Республики Башкортостан с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 №59-ФЗ.

12.11. Заявления граждан для предоставления муниципальной услуги, входящей в компетенцию соответствующего отдела (структурного подразделения), муниципального учреждения согласно перечню муниципальных услуг и резолюции главы администрации направляются в соответствующий отдел (структурное подразделение) администрации, муниципальное учреждение в течение 2-х рабочих дней со дня регистрации. Одновременно главным специалистом отдела по делопроизводству готовится уведомление заявителю с информацией в какой отдел (структурное подразделение), муниципальное учреждение направлено обращение для получения соответствующей муниципальной услуги. Уведомление готовится за подписью курирующего заместителя главы администрации (либо управляющего делами) и направляется заявителю в течение 7 дней.

12.12. Обращение гражданина, содержащее обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц администрации, не может направляться этим должностным лицам для рассмотрения и ответа гражданину. Если исполнение данного условия невозможно, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

12.13. В случаях, когда обращение гражданина направляется для рассмотрения двум или нескольким заместителям главы администрации, ответственным исполнителем определяется лицо, указанное в резолюции первым (далее - ответственный исполнитель). Ему направляется подлинник обращения и предоставляется право созыва соответствующей информации от соисполнителей, координации их работы для направления ответа гражданину.

По существу поставленных в обращении вопросов, заявителю дается один сводный ответ. Контроль за содержанием и полнотой ответа, представленного за подпись главе администрации, ясностью и четкостью его изложения, достоверностью ссылок на нормативные акты несет ответственный исполнитель, указанный в резолюции первым и отдел по делопроизводству при принятии ответа на подпись.

12.14. Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на подготовку письменного ответа заявителю, предоставляют ответственному исполнителю письменные предложения для включения в проект ответа заявителю или письменно сообщают об отсутствии указанных предложений.

12.15. Проект согласовывается с соисполнителями, визируется ими, после чего передается на согласование заместителю главы администрации (управляющему делами администрации, руководителю структурного подразделения), являющегося ответственным исполнителем, а затем - на подпись главе администрации. При подготовке ответа на обращение из государственного органа, либо из прокуратуры - текст ответа визируется начальником юридического отдела.

12.15.1. В случае если в контрольной карточке указана резолюция главы администрации «подготовьте ответ заявителю» ответ на обращение гражданина готовится исполнителем, указанным в контрольной карточке и подписывается главой администрации.

В случае если в контрольной карточке указана резолюция главы администрации «направьте ответ заявителю» ответ на обращение гражданина готовится и подписывается заместителем главы администрации (управляющий делами администрации) указанным в контрольной карточке в качестве исполнителя.

12.16. Ответственность за своевременное, всестороннее и объективное рассмотрение обращений несет исполнитель.

12.17. В случае ошибочного направления обращения в структурное подразделение, работник, ответственный за делопроизводство, в срок до 3-х дней даты его регистрации в администрации, возвращает его начальнику отдела по делопроизводству с пометкой руководителя структурного подразделения для внесения соответствующих исправлений в РКК и передачи обращения по принадлежности.

12.18. Передача обращений граждан из одного структурного подразделения в другое осуществляется только через отдел по делопроизводству на основании резолюции заместителя главы администрации либо на основании служебной записки, в которой указаны причина возврата и наименование структурного подразделения, которому необходимо направить обращения для рассмотрения.

12.19. В случае разногласий между руководителями структурных подразделений о принадлежности обращения окончательное решение по этому вопросу принимается главой администрации.

12.20. Решение о рассмотрении обращения с выездом на место указанных работников принимается руководством администрации. Результаты рассмотрения обращений сообщаются его автору, в необходимых случаях - в контролирующий орган.

12.21. Если просьба, изложенная в обращении, не может быть разрешена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена с обоснованием соответствующих выводов.

12.22. В ответах контролирующему органу на письма, в которых указываются факты нарушения законодательства, в случае их подтверждения, сообщается о мерах, принятых для устранения нарушения в отношении виновных лиц.

12.23. Исполнитель и лицо, подписавшее ответ, несут ответственность за полноту, содержание, ясность и четкость изложения сути ответа, достоверность ссылки на нормативные акты.

12.24. Вносить какие-либо изменения в содержание ответа без разрешения должностного лица, подписавшего его, запрещается.

12.25. Ответы на первичные обращения граждан могут подписывать заместители главы администрации, управляющий делами администрации в соответствии с поручением указанным в контрольной карточке.

12.26. Ответы на обращения граждан о несогласии с ранее направленными ответами, подписанные заместителями главы администрации, готовятся за подписью главы администрации.

12.27. При проверке обращений с выездом на место результаты оформляются актом. Акт передается исполнителю.

12.28. Ответы на обращения, направленные на имя главы администрации, его заместителей или управляющего делами администрации готовятся только на бланках администрации с указанием в левом нижнем углу бланка фамилии, имени, отчества и номера служебного телефона исполнителя.

12.29. В ответе в федеральные и республиканские, государственные органы должно быть указано об информировании заявителя о результатах рассмотрения его обращения и в какой форме. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

12.30. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

12.31. После рассмотрения письменного обращения и оформления ответа, материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в отдел по делопроизводству на подпись главе администрации (либо заместителю главы администрации или управляющему делами).

12.32. Если ответ возвращен на доработку, исполнитель обязан его доработать в 3-х дневный срок.

12.33. Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и автору обращения дан исчерпывающий ответ в соответствии с действующим законодательством.

13. ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН

13.1. Личный прием граждан осуществляется главой администрации, первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации, управляющим делами администрации согласно графику личного приема (Приложение №4).

13.2. Предварительная запись на личный прием главой администрации, первым заместителем главы администрации осуществляется должностным лицом ответственным за организацию работы приемной администрации по средам с 14-00 час. до 15-00 час.

13.3. Граждане приглашаются на прием в порядке очередности. Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

13.4. На приём не записываются граждане, находящиеся в состоянии алкогольного опьянения, имеющие психические расстройства, авторы обращений, которым ранее были даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.

13.5. Информация о личном приеме главой администрации, первым заместителем главы администрации предоставляется должностным лицом ответственным за организацию работы приемной администрации по тел.: 8 (34767) 4-17-63.

13.6. Информация о времени и месте приема главой администрации, первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации, управляющим делами администрации размещается на официальном сайте администрации www.oktadm.ru и на информационном стенде в фойе здания администрации.

13.7. На личном приеме главы администрации присутствует начальник юридического отдела администрации.

13.8. На личном приеме первого заместителя главы администрации присутствуют главный архитектор городского округа.

13.9. На личный прием заместителей главы администрации, управляющего делами администрации могут привлекаться руководители и специалисты структурных подразделений администрации, курируемых учреждений, предприятий.

13.10. Содержание устного обращения к главе администрации, первому заместителю главы администрации заносится в карточку личного приема гражданина. Должностное лицо ответственное за организацию работы приемной ведет учет граждан и представителей организаций, явившихся на прием, в книгах регистрации личного приема граждан главой администрации и первым заместителем главы администрации.

13.11. Заместители главы администрации, которые ведут личный прием, управляющий делами администрации, обеспечивают ведение книги регистрации личного приема граждан. Лицо, ответственное за ведение книги определяется заместителем главы администрации, управляющим делами администрации из числа работников структурных подразделений администрации или подведомственных учреждений.

13.12. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

13.13. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в установленном порядке.

13.14. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

13.15. После завершения личного приема главой администрации и первым заместителем главы администрации должностное лицо ответственное за организацию работы приемной администрации обеспечивает копирование и учет карточек личного приема, оформляет рассылку карточек и документов (при наличии) ответственным исполнителям согласно резолюции через отдел по делопроизводству.

Должностное лицо ответственное за организацию работы приемной администрации готовит уведомления (напоминания) ответственным исполнителям о необходимости выполнения поручения в установленный срок. Указанные уведомления подписываются управляющим делами администрации.

По результатам выполнения поручения указанного в карточке личного приема исполнитель предоставляет управляющему делами администрации информацию о выполнении поручения или о причинах невыполнения и принятых мерах.

13.16. После завершения личного приема заместителями главы администрации и управляющим делами рассылку письменных обращений согласно резолюции, поступивших на личном приеме, обеспечивает работник отдела по делопроизводству.

13.17. В том случае, когда по вопросам, поставленным гражданином на личном приеме, требуется дополнительная проверка, заместитель главы администрации, управляющий делами администрации осуществляющий прием, дает поручение соответствующему структурному подразделению. После проведения проверки информация о принятых мерах направляется на ознакомление заместителю главы администрации, осуществлявшему прием, управляющему делами с проектом ответа заявителю.

13.18. Информация о количестве проведенных приемов, граждан присутствовавших на приеме, предоставляются должностным лицом ответственным за организацию работы приемной, заместителями главы администрации в отдел по делопроизводству ежеквартально не позднее 5 числа месяца следующего за отчетным периодом.

14. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ ПРОПУСКНОГО РЕЖИМА И ДИСПЕТЧЕРСКОЙ СЛУЖБЫ В АДМИНИСТРАЦИИ

14.1. В целях соблюдения общественного порядка, обеспечения безопасности в здании администрации на посту охраны устанавливается пропускной режим.

В дневное время услуги по охране администрации выполняет предприятие охраны на основании соответствующего муниципального контракта.

Порядок работы и требования к осуществлению пропускного режима на посту охраны устанавливается должностной инструкцией сотрудника охраны.

Ответственность за организацию и функционирование пропускного режима возложена на управляющего делами администрации.

14.2. Работники сторонних организаций, пропускаются в здание администрации по предъявлении служебного удостоверения. Посетители пропускаются по предъявлении документа удостоверяющего личность.

14.3. Приглашенные в администрацию на совещание и другие мероприятия пропускаются в ее здание по спискам, подписанным заместителем главы администрации, отвечающим за подготовку и проведение конкретного мероприятия.

Для соблюдения требований пропускного режима в здание администрации эти списки должны заблаговременно передаваться на пост охраны.

14.4. В администрации организуется дежурство диспетчеров единой дежурно-диспетчерской службы в вечернее, ночное время и выходные дни (с 18-00 час. до 09-00 час.). В праздничные дни дежурство осуществляется работниками администрации и подведомственных учреждений, руководство дежурной сменой осуществляется заместителем главы администрации, управляющим делами администрации согласно графику, утвержденному распоряжением администрации.

14.5. При обнаружении неисправности телефонного аппарата работник администрации сообщает своему непосредственному начальнику или управляющему делами администрации.

14.6. Установленные в кабинетах администрации телефоны используются только для служебных разговоров. Деловой разговор должен быть кратким, лаконичным, содержательным.

14.7. Междугородные телефонные переговоры разрешается вести только в служебных целях. В журнале записи междугородных звонков делается отметка: дата, фамилия, имя, отчество звонившего, кабинет, телефон, город, вопрос.

14.8. При использовании телефонов установленных в помещениях администрации неслужебные разговоры и междугородние переговоры, пользование телефонными аппаратами посторонними лицами запрещено.

15. СОБЛЮДЕНИЕ ТРЕБОВАНИЙ РЕГЛАМЕНТА

И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ЕГО НАРУШЕНИЕ

15.1. Все работники администрации, подразделения администрации, муниципальные учреждения, предприятия, государственные органы, исполняющие полномочия администрации по соглашению, обязаны соблюдать требования настоящего Регламента.

15.2. За неисполнение настоящего Регламента должностные лица несут дисциплинарную ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

15.3. Контроль за соблюдением настоящего Регламента возлагается на управляющего делами администрации.

Управляющий делами администрации А.Е. Пальчинский

Приложения
Распоряжение

Возврат к списку